¿Por qué tu empresa genera utilidades pero no tiene plata en la cuenta?

El contador te entrega el estado de resultados y dice que ganaste. Entras al banco y no hay con qué pagar la próxima quincena. Las dos cosas pueden ser ciertas al mismo tiempo, y en una PYME chilena es lo normal, no la excepción: la mitad de las facturas que emiten las PYME se paga después de los 30 días que fija la ley, y el 57% de las micro, pequeñas y medianas empresas declaró haber puesto recursos propios para seguir operando.

La utilidad y la caja miden cosas distintas. La utilidad compara lo que vendiste con lo que te costó vender, en el mes en que ocurrió. La caja mide lo que efectivamente entró y salió de la cuenta. Entre una y otra hay cinco lugares donde la plata se queda atrapada, y uno más que casi nadie revisa: que la utilidad esté mal calculada.

Causa 1: vendiste, pero todavía no te pagan

Cuando emites una factura, la contabilidad ya registra la venta y su utilidad. La plata llega cuando el cliente paga, y en Chile eso ocurre en promedio a los 37 días. Si vendes $50 millones al mes y cobras a 45 días, hay más de $70 millones de tus ventas que existen en el estado de resultados y todavía no en el banco.

Cómo reconocerla: las cuentas por cobrar crecen más rápido que las ventas, o el plazo real de cobro es mayor que el plazo pactado.

Qué revisar: quién te paga después de 30 días y por qué. La Ley 21.131 fija ese plazo como regla general; un plazo mayor solo vale si se pactó por escrito.

Causa 2: la plata está en la bodega

Comprar inventario no es un gasto para la contabilidad: es cambiar plata por mercadería. El costo aparece en el estado de resultados recién cuando vendes esa mercadería. Mientras tanto, cada pallet en la bodega es caja que salió y no volvió. En una importadora, además, esa plata salió meses antes, cuando se pagó el embarque.

Cómo reconocerla: la bodega crece, hay productos que rotan poco y las compras del mes superan lo que se vendió a costo.

Qué revisar: cuántos días de venta tienes en inventario y qué parte de ese inventario no se mueve hace más de 90 días.

Causa 3: las cuotas del crédito no son gasto

De cada cuota que pagas al banco, solo el interés aparece como gasto en el estado de resultados. La amortización del capital es devolver una deuda: sale de la caja, pero no baja la utilidad. Una empresa con varios créditos puede mostrar utilidad y estar destinando la mitad de su caja mensual a pagar capital.

Cómo reconocerla: la utilidad del mes es parecida o menor que las cuotas de capital que pagas.

Qué revisar: el total de cuotas de capital del año, contra la caja que el negocio genera en un año normal.

Causa 4: pagaste inversiones con la caja del mes

Una camioneta, una máquina, una remodelación o un desarrollo de software se pagan hoy y se contabilizan como activo, no como gasto: el estado de resultados los reconoce de a poco, en varios años, como depreciación. El resultado es que la utilidad del mes no se entera de que salieron $20 millones de la cuenta.

Cómo reconocerla: hubo una compra grande en el año y la caja no se recuperó después.

Qué revisar: si esas inversiones se financiaron con caja del negocio o con deuda de largo plazo. Financiar un activo de cinco años con la caja de un mes es la forma más común de ahogar una empresa rentable.

Causa 5: retiros, impuestos y gastos que no pasan por el estado de resultados

Los retiros de los socios, el IVA que pagas cada mes en el F29, los pagos provisionales mensuales (PPM) y los gastos personales que se cargan a la empresa salen de la cuenta sin bajar la utilidad operacional. Son legítimos o no, pero en cualquier caso son caja que se va y que el estado de resultados no muestra como gasto del negocio.

Cómo reconocerla: la diferencia entre utilidad y caja no se explica con cobros, inventario, deuda ni inversiones.

Qué revisar: los movimientos de la cartola que no tienen una factura o boleta de la empresa detrás.

La causa que nadie revisa: la utilidad estaba mal

Las cinco causas anteriores suponen que la utilidad es correcta y que la caja "se fue" a algún lado. Hay un caso más incómodo: que la utilidad nunca existió. Pasa cuando el banco no está conciliado y hay gastos que no se registraron, cuando se contabilizan ventas que después se anularon o no se cobrarán nunca, cuando el inventario está valorizado a un costo que ya no es real, o cuando un gasto que debió ir al estado de resultados quedó guardado como activo.

En ese caso no hay plata atrapada que recuperar: hay una decisión que se tomó con un número equivocado. Por eso, antes de buscar dónde está la plata, conviene comprobar que la utilidad sea confiable. Eso es lo que hace el Índice de Solidez Contable: revisa ocho criterios de la contabilidad (conciliación bancaria, integridad de ingresos y de gastos, deudas registradas, inventario y activos bien valorizados, entre otros) y los resume cada mes en un puntaje de 0 a 100. Es una evaluación de gestión, no una auditoría.

Qué hacer este mes

• Pide a tu contador la conciliación bancaria del último cierre. Si no existe o tiene partidas sin explicar de más de un mes, la utilidad que te entregan no es confiable todavía.
• Calcula tus días de caja descontando lo comprometido. Es el número que te dice cuánto aguantas mientras arreglas la causa.
• Separa las cuotas de capital de los intereses en una planilla y súmalas para el año. Ese número no aparece en tu estado de resultados y es el que más sorprende a los dueños.